2008/6 Harcama Yönetimi Genelgesi

İç kontrol ve ön mali kontrol için yönetilebilir ve yönlendirilebilir bir elektronik kontrol ortamının oluşturulması,

- Harcama süreçlerinde, standartlara ve mevzuata uygunluk ile uygulama birliğinin sağlanması,

- Harcama ve taahhüt süreçlerine ilişkin verilere ve bilgiye ulaşılabilirliğin artırılması,

- Harcama ve taahhüt süreçlerinde harcama, zaman ve işgücünden tasarruf sağlanması,

- Diğer sayısal sistemlerle çapraz kontrollerin yürütülerek mükerrerliklerin önlenmesi,

- Belge düzeninde ulaşılabilir ve kıyaslanabilir bir kurumsal hafızanın oluşturulması,

- Elde edilen veri ve bilgilerin karar destek unsuru olarak politika geliştirme sürecinde kullanılması

gibi hedeflere ulaşılması amacıyla Maliye SGB.net sistemi içerisinde Harcama Yönetim Modülü geliştirilmiştir.

Harcama Yönetim Modülünün geliştirilmesine yönelik çalışmalar kapsamında bütün harcama birimleri için deneme kullanımı 01/09/2008-31/12/2008 tarihleri arasında, kullanıcı eğitimleri ise 21/11/2008-04/12/2008 tarihleri arasında yapılmış olup, görüş ve öneriler dikkate alınarak gerekli düzeltmeler de yapılmıştır.

Harcama Yönetim Modülü, 01/01/2009 tarihinden itibaren Bakanlığımız merkez ve taşra birimlerinin bütün iş ve işlemlerinde kullanılacaktır. Bu kapsamda harcama süreçlerinin yürütülmesinde aşağıda belirtilen ilke ve esaslara uyulması gerekmektedir.

İLKE VE ESASLAR

1. Merkez ve taşra birimlerinin bütün harcama süreçleri Harcama Yönetim Modülü kullanılarak gerçekleştirilecektir.

2. Ödeme ve muhasebe sistemlerinde Harcama Yönetim Modülünün çıktısı olmayan ödeme emri belgeleri kullanılmayacaktır.

3. Sistemde izlenen ya da kullanıcıların hesabına iletilen gider faturası örnekleri ile bu faturalara ilişkin ödeme emri belgeleri harcama sürecinde gider gerçekleştirme belgesi olarak kullanılacaktır. Ayrıca herhangi bir gider gerçekleştirme belgesi istenmeyecektir.

4. Ödenek gönderme belgesi düzenlenmesinde Harcama Yönetim Modülünde işletilen harcama süreçlerindeki ödenek ihtiyacına ilişkin bilgiler ve zaman planlaması dikkate alınacaktır. Bu kapsamda;

• Diğer sistemlerden alınan gider bilgilerine ilişkin ödenek gönderme belgeleri sistem tarafından oluşturulacaktır.

• Bunun dışında kalan ödemelerde ödenek talebine ilişkin bilgilerle Harcama Yönetim Modülü arasında ilişki kurularak tutarlı ve dengeli bir ödenek dağıtımı sağlanacaktır.

5. Taşra harcama birimlerinin ödenek taleplerini Bakanlığımız merkez harcama birimlerine Maliye SGB.net sistemi üzerinden ulaştırmaları sağlandığından söz konusu taleplerin yazılı hale getirilmesi istenmeyecektir.

6. Sistemde kayıt altına alınmayan harcama süreçleri için yapılacak ödenek talepleri, merkez harcama birimleri tarafından hiçbir şekilde dikkate alınmayacaktır.

7. Maliye SGB.net sistemi ile Kamu İhale Kurumu satın alma sistemi arasında entegrasyon yapıldığından, ayrıca Kamu İhale Kurumunun sistemine veri girişi yapılmayacak, Harcama Yönetim Modülüne veri girişi yeterli olacaktır.

8. Harcama, ödeme ve muhasebe süreçlerinin gerektirdiği belge düzeni içerisinde Harcama Yönetim Modülünce üretilen belgeler için ayrıca bir belge düzenlenmeyecektir.

9. Süreçlere ilişkin Harcama Yönetim Modülü çıktıları ile mevzuatın gerektirdiği ve sistemde üretilmeyen diğer belgeler mevcut mevzuata uygun olarak muhafaza edilmeye devam edilecektir.

10. Mümkün olan hallerde gider gerçekleştirme sürecinde sistem dışında sağlanan belgelerin taranarak sisteme alınması sağlanacaktır.

SÜREÇ VE PROSEDÜRLER

1. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamında yapılan mal ve hizmet alımları ile yapım işlerinde;

• Yaklaşık maliyet

• Onay belgesi

• Alım ve ihale aşamasında yapılacak işlemler

• Teslim aşamasında yapılacak işlemler

• Ödeme aşamasında yapılacak işlemler

• Diğer işlemler

Diğer alımlarda;

• Onay belgesi

• Teslim aşamasında yapılacak işlemler

• Ödeme aşamasında yapılacak işlemler

• Diğer işlemler

2. Sözleşmeli personel ile işçiler için yapılacak tahakkuklarda;

• Maaş ve ücret bordroları

• Personel bildirimleri

• Banka listeleri

• Diğer süreçler

3. 6245 sayılı Harcırah Kanunu kapsamında;

• Görevlendirme onayları

• Harcama talimatı

• Gerekli hallerde verilen avanslar

• Harcırah beyannameleri

• Kesin ödeme ve mahsup işlemleri

4. Elektrik, su, doğalgaz, telefon, kira gibi düzenli fatura ödemelerinde;

• Harcama Yönetim Modülü kapsamında elektronik kayıt olarak diğer sistemlerden alman fatura bilgileri esas alınarak oluşturulan ödeme emri belgesi ve faturanın bir örneği sistemden izlenebildiği gibi ilgili kullanıcıların elektronik posta adreslerine iletilmektedir. Bu tür ödemeler için kullanıcılar tarafından ayrıca bir harcama süreci işletilmesine gerek bulunmamaktadır.