2014/13 MOSİP e-İmza Kullanımı

Elektronik imza ve zaman damgası uygulamasının, Mali Yönetim Otomasyon Sistemi Projesi (MOSİP) içerisine dâhil edilmesi ve e-imzalı belgelerin elektronik ortamda saklanması amacıyla MOSİP e-İmza Projesi başlatılmış, Projenin tüm yazılımları tamamlanarak gerekli eğitimler merkez ve taşra teşkilatımızda verilmiştir. Proje ile birlikte ülkemizde elektronik imza desteği olan ilk mali yönetim sistemi Kurumumuzda uygulanacak olup başta kırtasiye, personel, depolama (arşiv) alanları olmak üzere pek çok gider üzerinden önemli miktarda tasarruf sağlanacaktır.

Bu kapsamda MOSİP e-İmzanın kullanımı ile ilgili olarak kademeli bir geçiş takvimi uygulanacak olup, harcama ve muhasebe birimlerimizin yapacakları temel işlemlere ilişkin açıklamalar aşağıda açıklanmıştır:

1. Harcama Birimlerince Yapılacak İşlemler

Bilindiği üzere harcama birimlerimizde iki ayrı ödeme tipi bulunmaktadır. Bunlar harcama talimatına bağlı ödeme emri belgeleri (yolluk ödemeleri, hizmet alımları, mal alımları vb.) ve icmal listesi aracılığıyla oluşturulan (şahıs, abonelik ödemeleri vb.) ödeme emri belgeleridir.

Bütçe işlem fişleri, muhasebe işlem fişleri, ödeme emri belgeleri, ihtiyaç listeleri ve harcama talimatları gibi MOSİP sistemi üzerinden imzalanacak olan dokümanlar harcama birim kullanıcısı, gerçekleştirme görevlisi, harcama yetkilisi, muhasebe birim kullanıcısı ve muhasebe yetkilisi tarafından e-imza ile imzalanacaktır. E-imza sürecinin aşamaları aşağıda açıklanmıştır:

- Harcama birimi kullanıcısı ihtiyaç listesini oluşturduktan sonra, o ihtiyaç listesine bağlı harcama talimatını oluşturur. Harcama talimatı için gerekli bilgiler girildikten sonra imzalama işlemi gerçekleştirilmektedir.

- İlgilinin e-imza yetkisini kullanabilmesi için, ekranın sağ üst köşesinde yer alan “Yükleniyor” ibaresinin kaybolarak “MOSİP e-İmza Uygulama” ibaresinin gelmesi gerekmektedir. Bu ibare gelmeden, kullanıcı imzayı atacağı uygulamayı açamaz.

- Harcama birimi kullanıcısı “İmzala” butonuna bastıktan sonra uygulama ekranı gelmektedir.

- Harcama birimi kullanıcısı, harcama talimatı ve ödeme emri belgesine eklenmesi gereken belgeleri “Dosya ekle” ya da “Dosya tara” butonlarını kullanarak ekler.

- Dosya eklenmeden önce, Sosyal Güvenlik Kurumları Harcama Belgeleri Yönetmeliğinde belirtilmiş olan evrak türlerinin sıralandığı pencereden ilgili evrak türü seçilir. Harcama birimi kullanıcısı bu işlemi yapmadan ilgili dosyayı harcama talimatına veya ödeme emri belgesine ekleyemez.

- Sosyal Güvenlik Kurumları Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin 5 inci maddesinin 7 nci fıkrasında “Kurumun elektronik altyapısında üretilmeyen belgeler, elektronik ortama aktarılarak 15/1/2004 tarihli ve 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununa uygun yetki alan elektronik sertifika hizmet sağlayıcıları tarafından üretilmiş sertifika aracılığı ile değiştirilmez olduğunun güvence altına alınması ve zaman damgası ile doğrulanması/damgalanması suretiyle ortak veri tabanına dahil edilmesi halinde, ödeme belgesine kanıtlayıcı belge olarak eklenmez. Belgelerin bu fıkraya göre ortak veri tabanına alınması işlemi gerçekleştirme görevi sayılır. Taranarak sisteme aktarılan fatura ve diğer belgelerin mükerrer kullanımını önlemek için üzerlerine gerçekleştirme görevlileri tarafından görevlilerin adı, soyadı, işlem tarihi ile “Taranmıştır” ibaresi yazılarak imzalanır ve belge üzerine çift çizgi çekilerek muhafaza edilir.” ifadesi yer almaktadır. Buna göre, fatura ekleme işlemleri aşağıda belirtildiği şekilde yapılır:

Evrak türü olarak fatura seçilir. Harcama birimi kullanıcısı “Kaydet” butonuna bastığında fatura bilgilerinin (fatura numarası, fatura tarihi, vergi numarası) girileceği yeni bir pencere açılır. Harcama birimi kullanıcısından, ilgili bilgileri girip faturayı harcama talimatına eklemesi istenir. Harcama birimi kullanıcısı tarafından girilen bu bilgiler, ilgili faturanın sağ alt köşesine sistem tarafından eklenir. Aynı faturanın daha önceden sisteme girilmiş olması durumunda, sistem, bu faturanın sisteme eklenemeyeceğine dair bir uyarı verir. Bu sayede onay mekanizmasının ilerleyen safhasındaki onay mercilerinin, fatura üzerinde yazan verilerle gerçekleştirme görevlisinin girmiş olduğu bilgileri karşılaştırarak kontrol yapması sağlanır. Böylece, bir faturanın birden fazla ödeme işleminde kullanılması engellenir.