VUK-70/2014-3 VUK-70/2014-3 Sayılı Sirküler

1. Giriş

Vergi denetim faaliyetlerinin gelişen teknolojilere uygun bir şekilde yürütülebilmesi amacı ile belirlenen konulara ilişkin kayıtların elektronik ortamda oluşturulması, muhafazası ve ibraz edilmesine (Kayıt Saklama Gereksinimine) dair usul ve esasların yer aldığı 431 Sıra No'lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğine (Tebliğ) ilişkin açıklamalar bu sirkülerin konusunu teşkil etmektedir.

2. Kapsam, Kayıtların Oluşturulması ve Muhafazası

Tebliğin ikinci bölümünde yer alan düzenlemelere göre kapsama giren mükellefler, işlemlerinin süreklilik arz edip etmediğine bakılmaksızın Tebliğ ekinde yer alan konulara ilişkin kayıtları, yine Tebliğ ekinde yer alan asgari içeriği taşıyacak şekilde elektronik ortamda oluşturmak ve istendiğinde ibraz etmek üzere muhafaza etmekle yükümlüdürler. Söz konusu yükümlülük, Tebliğin yürürlük tarihinden itibaren geçerli olmak üzere, mükelleflerin bütün iş ve işlemlerini içerecek şekilde yerine getirilmelidir.

2.1. Kapsama girmekle birlikte Tebliğde yer alan işlemleri esas faaliyet olarak gerçekleştirmeyen mükelleflerin sadece ilgili işlemlere yönelik kayıtları elektronik ortamda oluşturmaları ve muhafaza etmeleri yeterlidir.

Örnek: Esas faaliyet konusu motorlu kara taşıtları için parça imalatı olan ABC A.Ş. ÖTV I sayılı liste kapsamında bazı malları üretim faaliyetlerinde kullanmak üzere ithal etmekte olup şirketin bu kapsamda ÖTV mükellefiyeti bulunmaktadır. ABC A.Ş.'nin 431 Sıra No'lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğine ilişkin yükümlülüğü ÖTV I sayılı liste kapsamındaki malların ithalatı, envanteri ve sarfı ile ilgili kayıtlarla sınırlıdır. ABC A.Ş.'nin esas faaliyeti söz konusu malların ithalatı, imalatı veya dağıtımı olmadığından yalnızca ÖTV I sayılı liste kapsamındaki işlemlere ilişkin kayıtlarını elektronik ortamda oluşturması ve muhafaza etmesi yeterlidir.

2.2. Tebliğin yürürlük tarihi, 436 Sıra No'lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile 1/1/2015 olarak yeniden belirlenmiş olup, kapsamda yer alan mükelleflerden Tebliğ ekinde yer alan asgari kayıt içeriklerinin, Tebliğin yürürlük tarihinden önceki dönemleri kapsayacak biçimde ibrazının istenmeyeceği tabiidir.

Örnek: (XYZ) A.Ş.'nin ÖTV I sayılı liste kapsamında 2014 hesap döneminde ÖTV mükellefiyeti vardır. Mükellef 2014 Aralık ayında ÖTV I sayılı liste kapsamındaki faaliyetini terk etmiş ve ÖTV mükellefiyeti bağlı olduğu vergi dairesince kapatılmıştır. (XYZ) A.Ş.'nin 2015 hesap dönemine ait asgari içerikte kayıtları oluşturmak ve ibraz etmekle ilgili herhangi bir yükümlülüğü bulunmamaktadır.

2.3. Tebliğin yürürlük tarihinden sonra mükellefiyet tesis ettirmiş ya da lisans veya yetki belgesi alarak ilgili faaliyetleri hesap dönemi içerisinde kıst dönemde yürütecek mükellefler sadece bu kapsamdaki işlemleri için Tebliğ ekinde yer alan kayıtları elektronik ortamda oluşturmak ve muhafaza etmekle yükümlüdürler. ÖTV mükellefiyetinin sona erdiği ya da lisans veya yetki belgesinin iptalini izleyen dönemde kayıt saklamaya ilişkin yükümlülükleri bulunmamaktadır.

2.4. Kayıt saklama yükümlülüğü getirilen mükelleflerin Tebliğ ekinde yer alan kayıtlarını elektronik ortamda saklıyor olması Tebliğ açısından yeterlidir. Tebliğde yer verilen düzenlemelerle elektronik ortamda kayıt oluşturma ile ilgili herhangi bir format, teknik şart veya şekil şartı zorunlu tutulmadığı için vergi mükellefleri tarafından halen kullanılan kurumsal kaynak planlama çözümleri veya muhasebe programları ile Tebliğ gereklerinin karşılanması mümkündür. Bu aşamada açık kaynak kodlu elektronik tablo programları veya veri tabanı yönetim sistemleri de kullanılabilir.

2.5. Tebliğde ifade edilen .xml, .xls, .xlsx, .txt, .csv, formatları elektronik ortamda tutulan kayıtların, istendiğinde ibrazı sırasında kullanılabilecek dosya formatları olup oluşturulan kayıtların sayılan dosya formatlarından birisi ile ibraz edilebilmesi yeterlidir. Tebliğde yer alan belirlemeler çerçevesinde elektronik ortamda oluşturulan kayıtların mükellefler tarafından ibrazına ilişkin kurallar genel hükümlere göre belirlenecektir.

2.6. Kayıt Saklama Gereksinimi çerçevesinde, elektronik ortamda oluşturulması ve istendiğinde ibraz edilmek üzere muhafaza edilmesi istenen kayıtların Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde saklanması zorunluluğu "Kanunların Mülkiliği" ilkesinin doğal bir sonucudur. Herhangi bir inceleme veya denetim sürecinde ilgili kayıtlara erişim sürecinin vergi kanunlarımızın geçerli olduğu Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde gerçekleştirilmesi zorunludur.