Resmi Gazete Dışındaki Kaynak
Kurum:
Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü
Kabul Tarihi:
12.06.2017
Yürürlüğe Giriş Tarihi:
12.06.2017
Bu doküman Resmi Gazete dışında bir kaynakta yayınlanmıştır. Konsolide metin çalışmaları ilgili kaynak güncellendikçe sağlanabilmektedir.
Konu: Arşiv Standartları hk.
DAĞITIM YERLERİNE
İlgi: a) 21.07.2014 tarihli ve 84435225-010.07.01/43373 sayılı Talimat.
b) 08.06.2016 tarihli ve 84435225-805.02.04/E.1167533 sayılı Arşiv Dairesi Başkanlığı Talimatı.
İlgi (a) talimat ile birimlerimizin Kurum/Birim arşivlerinde belirli bir standardın oluşturulması amacıyla 2012/8 sayılı "Fiziki Arşiv Standartları Genelgesi" doğrultusunda "Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Kurum / Birim Arşiv Standartları" belirlenmiş ve uygulamanın nasıl olacağı tüm birimlerimize duyurulmuştur. Birimlerden gelen sonuçların değerlendirilmesinden söz konusu talimatın uygulanmasında birtakım yanlışlıkların olduğu tespit edilmiş ve bu hususlara yönelik ilgi (b) Talimat ile açıklama getirilmiştir.
Birim / Kurum arşivlerinde standart oluşturulmasına yönelik yürütülen çalışmalar kapsamında duyulan ihtiyaç nedeniyle yapılan revize doğrultusunda hazırlanan "Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Kurum / Birim Arşiv Standartları" ekte gönderilmiştir.
Bölge Müdürlüklerine bağlı her bir müdürlüğün denetiminin 3 ayda bir (yılda dört defa) tekraren yapılması yerine, her bir müdürlüğün yılda bir defa denetlenmesinin yeterli olduğu, (Ocak-Şubat-Mart denetimleri için Nisan; Nisan-Mayıs-Haziran denetimleri için Temmuz; Temmuz-Ağustos-Eylül denetimleri için, Ekim; Ekim-Kasım-Aralık denetimleri için Aralık ayının son haftasında Arşiv Dairesi Başkanlığına bilgi verilmesi) ancak yıl içerisinde yapılan denetleme sonucunda herhangi bir müdürlükte eksiklik tespit edilmişse ve bu eksiklik ilgili müdürlük tarafından yerine getirilmişse, söz konusu müdürlüğe yeniden gidilerek oluşacak yeni puan durumunun yıl sonu gönderilecek 4. dönem denetim sonuçları ile birlikte gönderilmesi ve sonuç raporlarının gönderilmesinde, ekte yer alan puanlama tablosu formatına uygun olarak hazırlanması gerekmektedir.
(EK-1)'de yer alan Arşiv Standartları Formu'nun D.2. bendine göre; "Arşivde görevlendirilecek personelin sağlık kontrollerinin periyodik olarak (yılda bir) yaptırılması ve kontrole ilişkin belgelerin bir nüshasının personelin özlük dosyasına konulması" gerektiğinden bahsedilmektedir. İlgili maddede bahsi geçen, sağlık raporunun alınması değil, arşiv personelinin çalışma ortamı nedeniyle yapılacak sağlık kontrollerini içermektedir. Söz konusu kontroller, kamu personeline tanınan ayrıcalıklar kapsamında, birimler veya Bölge Müdürlükleri tarafından belirli bir hastane, dispanser gibi sağlık kuruluşlarıyla yapılacak Protokol kapsamında ücretsiz olarak yaptırılabilir. Ancak kontrol yaptırılan her bir personel için ücret talep edilmesi halinde, iş sağlığı kapsamında değerlendirilerek bütçenin 03.5.1.10 gider kaleminden, personelin çalıştığı birim veya Bölge Müdürlüğü tarafından ücretin karşılanması gerekmektedir.
Bölge Müdürlüğünüze bağlı tüm birimlerde ekte gönderilen "Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Kurum / Birim Arşiv Standartları" nın Birim / Kurum arşivi olan bütün birimlerinizde uygulanması ve arşiv standartlarının oluşturulması için gerekli özenin gösterilmesi, denetim faaliyetinin bizzat Bölge Müdürlüğü tarafından yürütülmesi ve takibinin de aynı şekilde yapılması hususunda gereğini rica ederim.