Bu doküman Resmi Gazete dışında bir kaynakta yayınlanmıştır. Konsolide metin çalışmaları ilgili kaynak güncellendikçe sağlanabilmektedir.
BİRİNCİ BÖLÜM
Genel Esaslar
Amaç
(1) Bu Yönergenin amacı; Adli Sicil ve İstatistik Genel Müdürlüğünde her bir iş için imzaya yetkili görevlilerin belirlenmesi suretiyle standardın sağlanması, süreçlerin kısaltılıp hızlandırılması ve bu suretle hizmetlerin daha etkin, verimli sunulabilmesidir.
Kapsam
(1) Bu Yönerge Adli Sicil ve İstatistik Genel Müdürü, Genel Müdür Yardımcıları, Daire Başkanları ve Tetkik Hâkimlerinin imza yetkilerinin ilke ve usullerini kapsar.
Dayanak
(1) Bu Yönerge, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 60 ve 5436 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile Bazı Kanun ve Kanun Hükmünde Kararnamelerde Değişiklik Yapılması Hakkında Kanunun 15. maddelerine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
(1) Bu Yönergede yer alan;
Bakan: Adalet Bakanını,
Bakan Yardımcısı: Adalet Bakanlığı Bakan Yardımcısını,
Müsteşar: Adalet Bakanlığı Müsteşarını,
Müsteşar Yardımcısı: Adalet Bakanlığı Müsteşar Yardımcısını,
Genel Müdürlük : Adli Sicil ve İstatistik Genel Müdürlüğünü,
Genel Müdür: Adli Sicil ve İstatistik Genel Müdürünü,
Genel Müdür Yardımcısı : Genel Müdürlük Genel Müdür Yardımcılarını,
Daire Başkanı: Genel Müdürlük Daire Başkanlarını,
Tetkik Hâkimi: Genel Müdürlük Tetkik Hâkimlerini,
UYAP: Ulusal Yargı Ağı Projesini,
DYS: Doküman Yönetim Sistemini ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
İmza Yetkisi
Yetkililer
(1) Genel Müdürlükte imza yetkisi,
a) Genel Müdür,
b) Genel Müdür Yardımcıları,
c) Daire Başkanları,
d) Tetkik Hâkimleri,
e) Şube Müdürleri tarafından kullanılır.
İlke ve Usuller
(1)
a) Hangi evrakın Bakan, Bakan Yardımcısı, Müsteşar ve Müsteşar Yardımcılarına imzaya sunulacağı ilgili mevzuatı uyarınca belirlenecektir. Ayrıca gelen evrakta, evraktaki imza durumu, evrakın gönderildiği kurum ve evrakın önem derecesi dikkate alınacaktır.
b) Devredilen imza yetkisi alt unvandaki yetkiliye devredilemez.
c) İmza yetkisi sorumluluk anlayışı içerisinde doğru ve zamanında kullanılır.
d) Her yetkili imzalayacağı ya da imzaladığı evrak konusunda kendi üstünün bilmesi gereken konuları gecikmeksizin bildirir.
e) DYS üzerinden iş akışı başlatılan evrakın ilgi yazıları ile varsa ekleri de mutlaka sistem üzerinden yazıya eklenir.
f) DYS üzerinden imza için kendisine gelen evrakı iade eden imza yetkilisi, ilgili bölüme iade sebebini açıkça yazar ve evrakı, iş akışını başlatan kişiye değil kendisinden bir alt kademedeki görevliye gönderir.
g) DYS üzerinden iş akışı başlatılırken istisnai haller dışında sıralı imza yetkilileri atlanmaz ve evrak bu Yönergede belirtilen ûnvanda son bulacak şekilde imzaya açılır.
h) DYS üzerinden elektronik imza ile imzalanan ve Bakanlık birimlerine gönderilecek yazılar ayrıca ıslak imzaya açılmaz, fiziki olarak gönderilecekse evrakın ait olduğu şubenin şube müdürü ya da sorumlusu tarafından “Bu yazı elektronik imza ile imzalanmıştır” notu düşülerek imzalanıp mühürlenir.
ı) DYS üzerinden hazırlanan ancak sistem üzerinden değil fiziki olarak gönderilecek yazılar, sıralı imza yetkililerine paraf açılmadan, sadece Yönerge uyarınca bu evrakı muktezaya bağlayacak yetkili tarafından ıslak imzalanır.
i) DYS üzerinden Genel Müdürlüğe gelen evrak iş bölümü çerçevesinde ilgili şube müdürü tarafından görevli şubelere havale edilir. Şube Müdürü, Genel Müdürlüğe sehven geldiği anlaşılan evrakı kayıt işlemi yapmadan iade eder. Diğer evrakı ise ilgili birimlere gönderir. İşin havale edildiği büronun sorumlusu (Şube Müdürü veya Şef) evrakın yanlışlıkla kendi birimine havale edildiğini anlarsa sistem üzerinden iade eder. Görev alanına girip girmediği konusunda tereddüt edilen durumlarda sorumlu birime evrakın gönderilme işlemi fiziki olarak döküm alınıp, evrakın niteliğine göre ilgili amirin havalesiyle yapılır.
j) Gelen Evrak Birimine, fiziki olarak ulaşan evrak, taranıp sisteme aktarıldıktan sonra DYS üzerinden havale edildiği birime teslim edilir. Evrak henüz sistem üzerinden havale edilmemiş ise DYS üzerinden Genel Müdürlüğe gelen evrakı havale etmekle görevlendirilen daire başkanına sunulur ve onun havalesi ile sorumlu birime teslim edilir. DYS üzerinden gelmediği gerekçesiyle evrakın alınmasından sarfınazar edilemez.
k) Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığının 124/1 UYAP konulu genelgesi ve 19/11/2012 tarihli 2012/24429 sayılı genel yazımıza aykırı olarak mahkeme ve savcılıklardan ve taşra teşkilatından Genel Müdürlüğümüze fiziki olarak gönderilen evrak UYAP sistemi üzerinden gönderilmesi için gelen birime iade edilir.
l) Genel Müdürlükteki Genel Müdür Yardımcıları, Daire Başkanları ve Tetkik Hâkimleri arasındaki iş bölümü Genel Müdür tarafından belirlenir.
m) Yetkilinin izin, rapor, geçici görev gibi kanuni mazeretle görevinin başında bulunmadığı durumlarda imza yetkisi: