Göç İdaresi Genel Müdürlüğü Gizli ve Çok Gizli Evrak Yönergesi

Kapsam

(1) Bu Yönerge, Göç İdaresi Genel Müdürlüğünün merkez ve taşra teşkilatına gelen veya merkez ve taşra teşkilatından giden her çeşit gizli yazı, belge, doküman ile bunların eklerinin ne şekilde kayıt edileceğine, dosyalanacağına, muhafaza edileceğine, şevkine, işlemden kaldırılacağına ve arşive gönderilmesine; ayrıca gizli evrak biriminde görevli personel ile görev ve unvanı ne olursa olsun gizli evrak ve dokümanı hazırlayan, derecelendiren, teslim alan, muhafaza eden, bu tür bir belgeye nüfuz eden personelin; görev, yetki ve sorumluluklarına ilişkin usul ve esasları kapsar.

Tanımlar

(1) Bu Yönergede geçen tanımlardan;

a) Bakanlık: İçişleri Bakanlığını,

b) Birim Yetkili Personeli: Her birimde, merkez ve taşra teşkilatı tarafından gizli evrakların açılmasına, okunmasına, sisteme işlenmesine ve ilgili daireye yönlendirmeye izni olan birimdeki iş yüküne bağlı olarak belirlenen en az bir personeli,

c) Çalışma Grubu: İl Göç Müdürlüklerinde bulunan grup başkanlıklarını,

ç) Çelik Kasa: Yangının veya sıcaklığın zararına veya muhtemel bir hırsızlığa karşı azami güvenliği sağlamak için muayyen bir ağırlık ve ölçüde çelik bir yapıda, üç kombinezonlu şifreli kilitleri olan kasayı,

d) Çok Gizli Evrak: İzinsiz paylaşımı ve kullanılması halinde kamu düzeni ve güvenliği bakımından olağanüstü önemi haiz mesaj ve dokümanı,

e) Evrak: Merkez ve taşra teşkilatına gelen, merkez ve taşra teşkilatından giden tüm gizli ve çok gizli belgeleri,

f) e-İçişleri Sistemi: Bakanlığın merkez birimleri, valilikler, kaymakamlıklar ve il özel idarelerinin yürütmüş olduğu iş ve işlemlerin elektronik ortamda yapılmasını ve diğer kamu kurum ve kuruluşları ile bilgi paylaşımını sağlayan sistemi,

g) Filigran Numarası: Evrak takibinin yapılabilmesi için Genel Müdürlük tarafından standardı oluşturulan ve yarı saydam olarak sayfanın sol alt köşesinden başlayarak sağ üst köşesinde sonlanan numarayı,

h) Genel Evrak Birimi: Merkez ve taşra teşkilatına gelen tüm evrakların girişinde ilk, çıkışında son işlemlerin yapıldığı birimi,

ı) Genel Müdürlük: Göç İdaresi Genel Müdürlüğünü (GİGM),

i) Gizli Evrak: İçerdiği konunun yetkisiz kişilerce açıklanması sakıncalı görülen; gizli, hizmete özel ve kişiye özel evrakları,

j) Gizli Evrak Birimi: Genel evrak birimi bünyesinde bulunan yalnızca gizli ve çok gizli evrak işlemleriyle ilgilenen birimi,

k) Gizli Evrak Yetkili Personeli: Gizli evrak biriminde, merkez ve taşra teşkilatında gizli evrakların açılmasına, okunmasına, sisteme işlenmesine ve ilgili daireye yönlendirmeye izni olan birimdeki iş yüküne bağlı olarak belirlenen en az bir personeli,

l) Hizmet Birimi Kodu: GİGM' nin merkez teşkilatında yer alan her hizmet biriminin sahip olduğu Devlet Teşkilatı Numarasını,

m) Hizmete Özel Evrak: Çok gizli, gizli ve kişiye özel gizlilik derecesiyle korunması gerekmeyen fakat bilmesi gerekenlerden başkasının bilmesine lüzum görülmeyen mesaj ve dokümanları,

n) İl Kodu: Göç İdaresi Genel Müdürlüğü bünyesindeki tüm İl Göç Müdürlüklerinin sahip olduğu Devlet Teşkilatı Numarasını,

o) Kayıt Defteri: Gizli evrak birimindeki çok gizli evrakların kaydedildiği defteri,

p) Kayıt Sıra Numarası: Merkez veya taşra teşkilatı tarafından veya “e- içişleri sisteminden” verilen evrak numarasını,

q) Kişiye Özel Evrak: Müsaadesiz açıldığı taktirde, milletimizin menfaat ve prestijini haleldar edecek veya bir şahsın zarar görmesini mucip olacak veya yabancı bir devlete fayda temin edecek mahiyette olan mesaj ve dokümanları,

r) Senet: Çok gizli evrakların kurum dışına teslim edildiğini gösteren belgeyi,

s) Taşra Teşkilatı: İl Göç Müdürlüklerini,

t) Teslim Föyü: Merkez ve taşra teşkilatı içerisinde giden evrakların gizli evrak birimine teslim edildiğini gösteren belgeyi,

u) Zimmet Defteri: Gizli evrak biriminde evrakın teslim alınması ve ilgili birim yetkilisine teslimi sırasında gerekli kaydın tutulduğu defteri,

v) Zimmet Fişi: Evrakların merkez ve taşra teşkilatında birim içerisinde teslimi sırasında kullanılan fişi

ifade eder.

Dayanak

(Değişik: 25/07/2019-Gen. Md. Onaylı) (1) Bu Yönerge; 4 sayılı Bakanlıklara Bağlı, İlgili, İlişkili Kurum ve Kuruluşlar İle Diğer Kurum ve Kuruluşların Teşkilatı Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesinin 796 ncı maddesine ve 1 sayılı Cumhurbaşkanlığı Teşkilatı Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesinin 508 inci maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.