Bu doküman Resmi Gazete dışında bir kaynakta yayınlanmıştır. Konsolide metin çalışmaları ilgili kaynak güncellendikçe sağlanabilmektedir.
BİRİNCİ BÖLÜM
Genel Esaslar
Amaç
Bu Yönergenin amacı; İç Denetim Birimi Başkanlığında her bir iş için imzaya yetkili görevlilerin belirlenmesi suretiyle standardın sağlanması, süreçlerin kısaltılıp hızlandırılması ve bu şekilde hizmetlerin daha etkin, verimli sunulabilmesidir.
Kapsam
Bu Yönerge İç Denetim Birimi Başkanı, Başkan Yardımcısı ve İç Denetçilerin imza yetkilerinin ilke ve usullerini kapsar.
Dayanak
Bu Yönerge, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 60 ve 5436 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile Bazı Kanun ve Kanun Hükmünde Kararnamelerde Değişiklik Yapılması Hakkında Kanunun 15„inci maddelerine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
Bu Yönergede yer alan;
Bakan: Adale Bakanını,
Üs Yönetici: Adale Bakanlığı Müsteşarını,
Başkanlık: İç Denetim Birimi Başkanlığını,
Başkan : İç Denetim Birimi Başkanını,
Başkan Yardımcısı: İç Denetim Birimi Başkan Yardımcısını,
İç Denetçi: Adale Bakanlığı İç Denetçilerini,
UYAP: Ulusal Yargı Ağı Projesini,
DYS: Doküman Yönetim Sistemini,
İfade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
İmza Yetkisi
Yetkililer
Başkanlıkta imza yetkisi;
a) Başkan,
b) Başkan Yardımcısı,
c) İç Denetçi, Tarafından kullanılır.
İlke ve Usuller
a) Hangi evrakın Üs Yöneticinin imzasına sunulacağı ilgili mevzua uyarınca belirlenecektir. Ayrıca gelen evrakta, evraktaki imza durumu, evrakın gönderildiği kurum ve evrakın önem derecesi dikkate alınacaktır.
b) Devredilen imza yetkisi al unvandaki yetkiliye devredilemez.
c) İmza yetkisi sorumluluk anlayışı içerisinde doğru ve zamanında kullanılır.
ç) Her yetkili imzalayacağı ya da imzaladığı evrak konusunda kendi üstünün bilmesi gereken konuları gecikmeksizin bildirir.
d) DYS üzerinde iş akışı başlatılan evrakın ilgi yazıları ile varsa ekleri de mutlaka sistem üzerinden yazıya eklenir.
e) DYS üzerinden imza için kendisine gelen evrakı iade eden imza yetkilisi, ilgili bölüme iade sebebini açıkça yazar ve evrakı iş akışını başlatan kişiye değil, kendisinden bir al kademedeki görevliye gönderir.
f) DYS üzerinde iş akışı başlatılırken sıralı imza yetkilileri atlanmaz ve evrak bu Yönergede belirtilen unvanda son bulacak şekilde imzaya açılır.
g) DYS üzerinden elektronik imza ile imzalanan ve Bakanlık birimlerine gönderilecek yazılar ayrıca ıslak imzaya açılmaz, fiziki olarak gönderilecek ise evrakın ai olduğu şubenin şube müdürü ya da sorumlusu tarafından “Bu yazı elektronik imza ile imzalanmıştır” notu düşülerek imzalanıp mühürlenir.
ğ) DYS üzerinden hazırlanan ancak sistem üzerinden değil fiziki olarak gönderilecek yazılar, sıralı imza yetkililerine paraf açılmadan, sadece Yönerge uyarınca bu evrakı muktezaya bağlayacak yetkili tarafından ıslak imzalanır.
h) DYS üzerinden Başkanlığa gelen evrakı bürolara veya İç Denetçilere Başkan, yokluğunda ise Başkan Yardımcısı havale eder. Başkan veya Başkan Yardımcısı Başkanlığa yanlışlıkla geldiği anlaşılan evrakı kayı işlemi yapmadan iade eder. Diğer evrakı ise ilgili birimlere gönderir.
ı) Gelen evrak birimine fiziki olarak ulaşan evrak, DYS üzerinden havale edildiği birime teslim edilir. Evrak henüz sistem üzerinden havale edilmemiş ise DYS üzerinden Başkanlığa gelen evrak Başkan veya Başkan Yardımcısı havalesi ile sorumlu birime teslim edilir. DYS üzerinden gelmediği gerekçesiyle evrakın alınmasından sarfınazar edilemez.
i) Yetkilinin izin, rapor, geçici görev gibi kanuni mazeretle görevinin başında bulunmadığı durumlarda imza yetkisi:
- Başkanın görevi başında bulunmadığı durumlarda; Başkan Yardımcısındadır.
- Başkan Yardımcısının görevi başında bulunmadığı durumlarda; Üs Yöneticinin oluru ile Başkan tarafından belirlenen İç Denetçidedir.
Belirtilen sebeplerle görevi başında bulunamayacak yetkililer yerine bakacak yetkiliyi görevinden ayrılmadan önce mutlaka bilgilendirir, göreve döndüklerinde ise yapılan işlerle ilgili bilgi alırlar. Yerine bakacak kişinin belirlenmesinde fiili zorluk yaşanması halinde bakacak kişi sıralı amir tarafından belirlenir.
j) Bu Yönergede açıklık bulunmayan hallerde evrak imza için bir üs makama sunulur.
k) Mevzuatın bizza Başkan tarafından imzalanmasını öngördüğü yazılarda imza yetkisinin devri mümkün değildir.
l) Makamdan alınacak olurlar ile Makama yazılacak tüm yazılar sadece Başkan tarafından imzalanır.
m) İç Denetçilere görev Başkan tarafından verilir.
n) Bu Yönergenin uygulanması konusunda DYS üzerinde düzeltme yapılması gereken hallerde işlem, birim UYAP sorumlusunca derhal yapılacaktır. DYS üzerinde imza ya da paraf açılacak yetkilinin isminin bulunmaması, işin yapılmaması ya da gecikmesi için mazere teşkil etmeyecektir.
o) Görev belgesi gibi başka kurumlara sunulan belgeler DYS üzerinde oluşturulacak ve görevliler tarafından paraflanmış ıslak imzalı bir sureti ilgili birimde muhafaza edilecektir.