Bu doküman Resmi Gazete dışında bir kaynakta yayınlanmıştır. Konsolide metin çalışmaları ilgili kaynak güncellendikçe sağlanabilmektedir.
BİRİNCİ BÖLÜM
Genel Esaslar
Amaç
(1) Bu Yönergenin amacı; Yayın İşleri Dairesi Başkanlığında her bir iş için imzaya yetkili görevlilerin belirlenmesi suretiyle standardın sağlanması, süreçlerin kısaltılıp hızlandırılması ve bu suretle hizmetlerin daha etkin, verimli sunulabilmesidir.
Kapsam
(1) Bu Yönerge Yayın İşleri Dairesi Başkanı ve Şube Müdürü imza yetkilerinin ilke ve usullerini kapsar.
Dayanak
(1) Bu Yönerge, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 60 ve 5436 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile Bazı Kanun ve Kanun Hükmünde Kararnamelerde Değişiklik Yapılması Hakkında Kanunun 15 inci Maddelerine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
(1) Bu Yönergede yer alan Bakan: Adalet Bakanını,
Bakan Yardımcısı: Adalet Bakanlığı Bakan Yardımcısını,
Müsteşar: Adalet Bakanlığı Müsteşarını,
Müsteşar Yardımcısı: Adalet Bakanlığı Müsteşar Yardımcısını,
Başkanlık: Yayın İşleri Dairesi Başkanlığını,
Başkan: Yayın İşleri Dairesi Başkanını,
UYAP: Ulusal Yargı Ağı Projesini,
DYS: Doküman Yönetim Sistemini,
İfade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
İmza Yetkisi
Yetkililer
(1) Başkanlıkta imza yetkisi,
a) Başkan,
b) Şube Müdürleri,
Tarafından kullanılır.
İlke ve Usuller
(1)
a) Hangi evrakın Bakan, Bakan Yardımcısı, Müsteşar ve Müsteşar Yardımcılarına imzaya sunulacağı ilgili mevzuatı uyarınca belirlenecektir. Ayrıca gelen evrakta, evraktaki imza durumu, evrakın gönderildiği kurum ve evrakın önem derecesi dikkate alınacaktır.
b) Devredilen imza yetkisi alt unvandaki yetkiliye devredilemez.
c) İmza yetkisi sorumluluk anlayışı içerisinde doğru ve zamanında kullanılır.
d) Her yetkili imzalayacağı ya da imzaladığı evrak konusunda kendi üstünün bilmesi gereken konuları gecikmeksizin bildirir.
e) DYS üzerinde iş akışı başlatılan evrakın ilgi yazıları ile varsa ekleri de mutlaka sistem üzerinden yazıya eklenir.
f) DYS üzerinden imza için kendisine gelen evrakı iade eden imza yetkilisi, ilgili bölüme iade sebebini açıkça yazar ve evrakı, iş akışını başlatan kişiye ve/veya kendisinden bir alt kademedeki görevliye gönderir.
g) DYS üzerinde iş akışı başlatılırken sıralı imza yetkilileri atlanmaz ve evrak bu Yönergede belirtilen ünvanda son bulacak şekilde imzaya açılır.
h) DYS üzerinden elektronik imza ile imzalanan ve Bakanlık birimlerine gönderilecek yazılar ayrıca ıslak imzaya açılmaz, fiziki olarak gönderilecek ise evrakın ait olduğu şubenin şube müdürü ya da sorumlusu tarafından “Bu yazı elektronik imza ile imzalanmıştır" notu düşülerek imzalanıp mühürlenir.
ı) DYS üzerinden hazırlanan ancak sistem üzerinden değil fiziki olarak gönderilecek yazılar, sıralı imza yetkililerine paraf açılmadan, sadece Yönerge uyarınca bu evrakın tüm işlemleri yetkili tarafından ıslak imzalanır.
j) Daire başkanı, Başkanlığa DYS üzerinden yanlışlıkla geldiği anlaşılan evrakı kayıt işlemi yapmadan iade eder. Başkanlığımızı ilgilendiren evrakı ise ilgili Müdürlüğe havale eder. İşin havale edildiği Şube Müdürü evrakın yanlışlıkla kendi Müdürlüğüne havale edildiğini anlarsa sistem üzerinden Başkanlık Makamına iade eder. Başkanlığın görev alanına girip girmediği konusunda tereddüt edilen durumlarda sorumlu birime evrakın gönderilme işlemi daire başkanı tarafından imzalanan yazı ile yapılır.
k) Gelen evrak birimine fiziki olarak ulaşan evrak, DYS üzerinden havale edildiği birime teslim edilir. Evrak henüz sistem üzerinden havale edilmemiş ise DYS üzerinden Başkanlığa gelen evrak daire başkanına sunulur ve onun havalesi ile sorumlu birime teslim edilir. DYS üzerinden gelmediği gerekçesiyle evrakın alınmasından sarfınazar edilemez.
l) Yetkilinin izin, rapor, geçici görev gibi kanuni mazeretle görevinin başında bulunmadığı durumlarda imza yetkisi.
• Başkanın bulunmadığı durumlarda Bakanlık Makamının oluru ile Başkan tarafından belirlenen Şube Müdürü.
• Belirtilen sebeplerle görevi başında bulunamayacak yetkililer yerine bakacak yetkiliyi görevinden ayrılmadan önce mutlaka bilgilendirir, göreve döndüklerinde ise yapılan işlerle ilgili bilgi alırlar. Yerine bakacak kişinin belirlenmesinde fiili zorluk yaşanması halinde bakacak kişi birim amiri tarafından belirlenir.
m) Mevzuatın bizzat Başkan tarafından imzalanmasını öngördüğü yazılarda imza yetkisinin devri mümkün değildir.
n) Makamdan alınacak olurlar ile Makama yazılacak tüm yazılar sadece Başkan tarafından imzalanır.
n) Yabancı bir dilde yazı yazılması halinde Türkçe çevirisi de imzaya sunulacak ve fiziki olarak saklanacaktır.
ö) Daire başkanı kendisine bağlı Şube Müdürleri arasındaki iş bölümünü yapar.
р) Bu Yönergenin uygulanması konusunda DYS üzerinde düzeltme yapılması gereken hallerde işlem, birim UYAP sorumlusunca derhal yapılacaktır. DYS üzerinde imza ya da paraf açılacak yetkilinin isminin bulunmaması, işin yapılmaması ya da gecikmesi için mazeret teşkil etmeyecektir.